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中，花费数小时搜索特定文档只是令人烦恼，但在您的职业生活中，这可能至关重要。因此，您应该开发个文件存储系统来快速、安全地访问重要文档。您也不应该忘记安全性，尤其是涉及敏感的个人或机密商业文件时。数字文件的正确存储为了确保您的个人和专业数据的安全，您应该将其存储在云端。无论是、、或类似服务，大多数提供商要么是免费的，包含在套餐中，要么每月只需支付几欧元。自动同步您的文档可确保您再也不会丢失任何内容。云的优点是您可以通过任何设备随时随地访问文件。如果您不小心删除或更改了某些内容，您还可以选择查看已保存文档的过去版本。
云与闪存驱动器您还可以将数据备份到外部驱动器，但这与云相比有些缺点。仅通过外部驱动器访问备份无法使用不同的操作系统访问，即只能通过或，不能同时通过两者访问外部驱动器的使用寿命约为五年闪存驱动器很容易出错更快地访问云中的数 纳米比亚电话号码列表 据需要手动备份文件自动备份至云端整理您的数字文件无论您是否选择云，最好将文件组织到文件夹中，以便您可以轻松地再次找到它们。你让这个系统越清晰，你就能越快地再次找到文件。经验法则应该是您不应使用超过十个主文件夹。除此之外，您将很难立即找到您想要的东西。您还可以用颜色标记文件夹，以便它们很快引起您的注意。
这特别适合那些经常使用的人。以下是个人计算机上良好文件组织的些示例：级别：个人文件级别：房屋公寓、汽车、财务、工作、健康、家庭……级别：（在房屋公寓下）：保险、互联网、电力、租赁协议……级别：（保险范围内）：家庭财物保险、房屋建筑保险、法律保护……以下是工作计算机上清晰的文件组织的些示例：级别：网站、网上商店、客户、会计……级别（在客户下）：客户名称级别（在客户名称下）：发票、订单、合同、消息……提示：以最容易找到的方式组织文件夹。例如，按字母对客户进行排序更有意义，而您应该按日期对发票或消息进行排序。
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